Alert | 05.04.2024

Il Regolamento sulla digitalizzazione della cooperazione giudiziaria e dell’accesso alla giustizia

Novità e prospettive future in ambito civile e commerciale: a che punto è l’Italia?


Marketing & Communication
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1.Introduzione

Il 27 dicembre 2023, è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale UE il Regolamento (UE) 2023/2844 del 13 dicembre (il Regolamento) sulla digitalizzazione della cooperazione giudiziaria e dell’accesso alla giustizia in materia civile, commerciale e penale a livello transfrontaliero e che modifica taluni atti nel settore della cooperazione giudiziaria. Il Regolamento, già in vigore, si applicherà dal 1° maggio 2025.

L’obiettivo del Regolamento è quello di modernizzare il quadro legislativo delle procedure transfrontaliera dell’Unione Europea in materia civile, commerciale e penale, per migliorare l’efficacia e l’efficienza delle procedure giudiziarie e facilitare l’accesso effettivo alla giustizia, grazie alla digitalizzazione dei canali di comunicazione già esistenti. Ciò dovrebbe semplificare sia le comunicazioni tra autorità di diversi Stati membri, sia quelle tra autorità e cittadini o imprese, rafforzando “la fiducia nei sistemi giudiziari”. Nell’implementazione di tali modifiche, dovranno essere garantite, al contempo, la fiducia tra i vari Stati membri, l’interoperabilità e la sicurezza delle procedure di comunicazione utilizzate.

Molte delle previsioni contenute nel Regolamento sono di natura tecnica, in quanto è necessario, anzitutto, adeguare gli strumenti tecnologici a disposizione degli Stati membri.

Sotto questo profilo, sarà centrale il ruolo della Commissione a cui è stato affidato, tra gli altri, il compito di dettare le linee operative finalizzate a creare, sviluppare e mantenere un software di implementazione di riferimento che sia conforme ai principi della protezione dei dati e rispetti un livello elevato di cibersicurezza.

Di seguito analizzeremo le novità introdotte dal Regolamento in ambito civile e commerciale.

2.Gli strumenti introdotti dal Regolamento

Le comunicazioni tra autorità competenti (art. 3)
L’art. 3 del Regolamento prevede che la comunicazione tra le autorità di diversi Stati membri e tra un’autorità nazionale e un organo o un’agenzia dell’Unione avvenga mediante un sistema informatico decentrato sicuro, efficiente e affidabile.

In ogni caso, le varie autorità competenti possono usare un canale di comunicazione alternativo, laddove non sia possibile procedere alla comunicazione elettronica con il sistema informatico decentrato (ad esempio nei casi di guasto al sistema, o a causa della natura fisica o tecnica del materiale trasmesso o per cause di forza maggiore) o se il ricorso al sistema informatico decentrato non sia appropriato.

Gli stati membri potranno decidere di adottare il sistema informatico decentrato anche per le comunicazioni tra le proprie autorità nazionali, nei casi che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti giuridici europei in materia civile e commerciale (elencati nell’Allegato I del Regolamento) e penale (elencati nell’Allegato II del Regolamento). Analogamente, gli organi o le agenzie dell’UE potranno usare lo stesso sistema per le comunicazioni al loro interno nei casi che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti giuridici europei in materia penale.

Le comunicazioni tra cittadini o imprese e autorità (art. 4)
Il Regolamento istituisce un punto di accesso elettronico europeo nel portale europeo sulla giustizia elettronica (European e-Justice Portal), che permetterà ai cittadini e alle imprese di comunicare facilmente con le autorità competenti in tutti i casi indicati nel Regolamento.

Il punto di accesso conterrà informazioni rivolte a cittadini ed imprese sul diritto al patrocinio a spese dello Stato. Inoltre, consentirà l’accesso ai rappresentanti delle parti che potranno, quindi, agire per loro conto, presentando istanze o richieste, inviare o ricevere informazioni, comunicazioni e atti giudiziari.

Le comunicazioni da parte dell’autorità competente indirizzate ad una persona fisica o giuridica avverranno tramite il punto di accesso elettronico solamente se questa abbia espresso il proprio esplicito consenso, che è comunque valido solo in relazione alla procedura per la quale è espresso.

È richiesto inoltre un consenso separato per le notifiche degli atti tramite il punto di accesso.

Lo svolgimento delle udienze (art. 5)
Il Regolamento introduce la possibilità che le parti che si trovino in uno Stato membro possano partecipare alle udienze che si svolgono in un altro Stato membro tramite collegamento in videoconferenza. Su richiesta della parte interessata, l’autorità competente decide su tale possibilità tenendo conto (i) della disponibilità di tale tecnologia, (ii) del parere delle parti coinvolte nel procedimento, e (iii) dell’opportunità di ricorrere a tale tecnologia sulla base delle circostanze del caso specifico.

Se la legge dello Stato in cui ha luogo il procedimento prevede la registrazione delle udienze, le stesse norme di applicheranno anche alle udienze tenute in videoconferenza. In questi casi, lo Stato membro deve assicurare che la registrazione sia effettuata e archiviata in modo sicuro, senza pericolo di divulgazione al pubblico.

Per il resto, la procedura per le udienze mediante videoconferenza è disciplinata dal diritto dello Stato membro che effettua l’udienza.

Servizi fiduciari, effetti giuridici dei documenti elettronici e pagamento elettronico delle spese
Con riguardo all’uso di firme e sigilli elettronici, l’art. 7 del Regolamento stabilisce che si applicano le disposizioni di cui al Regolamento (UE) 910/2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno. Tali disposizioni, dunque, saranno applicabili ogniqualvolta un documento da trasmettere tra autorità di diversi Stati membri richieda l’apposizione di una firma o un sigillo. Nel caso di comunicazioni tra persone fisiche o giuridiche e autorità, che richiedano la firma di chi trasmette il documento, la persona interessata potrà usare l’identificazione elettronica con un livello di garanzia elevato oppure la firma elettronica qualificata come definite, rispettivamente dagli art. 8, par. 2 lett. c) e 3, punto 12 del Regolamento 910/2014.

Il Regolamento, poi, conferma gli effetti giuridici dei documenti trasmessi con comunicazione elettronica (art. 8) e dispone che gli Stati membri prevedano la possibilità di effettuare pagamenti elettronici delle spese, anche da Stati membri differenti da quello in cui ha sede l’autorità competente (art. 9). Se i mezzi di pagamento lo consentono, potranno essere accessibili direttamente dal punto di accesso elettronico europeo.

3.I prossimi passi

Come anticipato, il Regolamento si applicherà a partire dal 1° maggio 2025, ad eccezione delle disposizioni di cui agli art. 3 e 4 esaminati che si applicheranno dal primo giorno del mese successivo al periodo di due anni dalla entrata in vigore dei relativi atti di esecuzione della Commissione Europea che istituiscono il sistema informatico decentrato, dettandone le specifiche tecniche (art. 26).

La Commissione sarà anche responsabile della creazione, dell’accessibilità, dello sviluppo e della manutenzione del software di implementazione di riferimento, di cui gli Stati membri potranno scegliere di servirsi in luogo del sistema informatico nazionale (art. 12).

Infine, affinché le novità di cui si discute possano avere piena efficacia, sarà fondamentale la formazione dei professionisti della giustizia sull’uso del sistema informatico decentrato e dei sistemi di videoconferenza, che dovrà essere supportata da parte degli Stati membri anche grazie al sostegno finanziario dell’Unione Europea (art. 11).

4.Lo stato dell’ordinamento italiano

Al momento, sono difficili da prevedere i riflessi che tali innovazioni avranno sui giudizi in ambito civile e commerciale avanti agli organi giurisdizionali del nostro Paese dal punto di vista dell’efficienza, rapidità e facilità di accesso, specie nei casi caratterizzati da profili di transnazionalità.

Al fine di monitorare tali dati, l’art. 16 del Regolamento prevede che, quattro anni dopo l’entrata in vigore degli atti di esecuzione da parte della Commissione Europea – e, successivamente, a cadenza quinquennale – questa debba effettuare una valutazione del funzionamento e dell’applicazione del Regolamento sulla base delle informazioni che le verranno trasmesse dagli Stati membri ogni anno.

Già a partire dal prossimo 17 luglio, comunque, i Paesi membri dovranno cooperare con la Commissione trasmettendo le informazioni relative ai portali informatici nazionali e alle procedure utilizzate per lo svolgimento delle udienze in videoconferenza, le quali verranno poi condivise sul portale europeo della giustizia elettronica (art. 17).

In Italia, già da tempo la consultazione dei fascicoli di cancelleria, il deposito degli atti processuali ed il pagamento delle spese di giustizia avviene in via telematica. Tale modalità, introdotta per i giudizi innanzi ai Tribunali, alle Corti d’Appello e alla Corte di cassazione a seguito dell’istituzione del processo civile telematico con la L. n. 228/2012 (Legge di Stabilità 2013), è stata ora estesa (con la c.d. Riforma Cartabia) anche ai procedimenti di competenza del Giudice di Pace, con decorrenza dal 30 giugno 2023.

Inoltre, tra le disposizioni finalizzate allo snellimento e alla semplificazione dei giudizi recentemente introdotte nel codice di rito dalla Riforma Cartabia, vi è anche il nuovo art. 127 bis relativo alle udienze tramite collegamento audiovisivo. Esso conferma una novità introdotta dalla normativa emergenziale emanata nel periodo del Covid-19 e permette ai giudici civili di disporre lo svolgimento delle udienze mediante video-collegamento nei casi in cui non è prevista la presenza di soggetti diversi dai difensori, dalle parti, dal pubblico ministero e dagli ausiliari del giudice. Inoltre, è fatta salva la possibilità di celebrare l’udienza in modalità mista, con alcune delle parti presenti fisicamente in aula e le altre in collegamento audiovisivo.

In conclusione, il nostro ordinamento conosce e fa già uso di alcuni degli strumenti di cui il Regolamento promuove l’adozione, ma la sua completa implementazione dipenderà dalle future determinazioni della Commissione Europea, che permetteranno di comprendere l’effettiva portata delle innovazioni illustrate e le loro conseguenze pratiche nel favorire la spinta verso una sempre maggiore digitalizzazione del processo civile.

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Of Counsel
Filippo Donati
Senior Associate
Claudia Bosco

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