Con la circolare n. 5 del 19 febbraio 2018, avente ad oggetto “indicazioni operative sull’installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970”, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (c.d. INL) ha fornito una serie di indicazioni “operative” sul controllo a distanza dell’attività lavorativa che mirano ad adeguare le procedure previste dallo Statuto dei Lavoratori alle innovazioni tecnologiche.
Tali “indicazioni operative”, relative alle modalità e condizioni di implementazione delle procedure previste dall’art. 4 della L. 300/1970 (c.d. Statuto dei Lavoratori), rappresentano un’importante novità per le aziende che intendono installare (o che già hanno installato) e utilizzare lecitamente “impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo” negli ambienti di lavoro.
Primo aspetto di rilievo: l’INL sottolinea che il focus delle istruttorie, volte all’ottenimento dell’autorizzazione per l’installazione di tali tecnologie, deve basarsi su una valutazione delle motivazioni che ne giustificano e legittimano l’utilizzo nonché del nesso tra tali motivazioni e lo strumento da utilizzare: “l’oggetto dell’attività valutativa, infatti, va concentrata sulla effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presente in particolare la specifica finalità per la quale viene richiesta la singola autorizzazione e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale.”
Aspetto, forse, ancor più rilevante (perché oggetto di ampi dibattiti): la possibilità di inquadrare direttamente i lavoratori senza la necessità di ricorrere a sistemi di mascheramento (che potrebbero vanificare l’efficacia dello strumento stesso), in presenza – ovviamente – di concrete ragioni giustificatrici.
In ogni caso, è la stessa circolare a richiamare i principi già espressi dal Garante della Privacy, precisando che “i principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza, impongono una gradualità nell’ampiezza e tipologia del monitoraggio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.”
In base a quanto indicato nella circolare, dunque, nei casi in cui le videocamere si attivino esclusivamente con impianto di allarme antintrusione inserito, e quindi esclusivamente al di fuori dell’orario di lavoro, non sussiste alcuna possibilità di definire tale controllo sul personale quale preventivo e pertanto il rilascio del provvedimento autorizzativo non richiede l’espletamento della valutazione istruttoria.
Ulteriore aspetto degno di nota, per le aziende utilizzatrici di impianti di videosorveglianza, è la possibilità di visionare “da remoto” non solo le immagini già registrate, ma anche quelle in real time purché l’accesso da postazione remota sia “autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati”.
Infine, a riprova del “taglio concreto” assunto nella circolare, l’INL evidenzia che l’accesso alle immagini registrate deve essere necessariamente tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei “log di accesso” per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi, ed è lo stesso INL a ritenere che l’utilizzo del sistema della “doppia chiave fisica o logica” non è più una condizione necessaria nell’ambito dei provvedimenti autorizzativi.
In conclusione, possiamo affermare che tale circolare rappresenta un’importante svolta nell’applicazione di un comparto normativo che è stato (troppo) spesso oggetto di discussioni e fraintendimenti. La semplificazione dei processi di richiesta e il rilascio dei provvedimenti autorizzativi sono un chiaro indice dalla volontà di “avvicinamento” ai cambiamenti tecnologici in corso. Non solo; possono anche essere inquadrati come intento di “responsabilizzare” le aziende demandando loro la scelta circa le modalità con cui tutelare un proprio interesse legittimo pur rispettando la normativa applicabile, nel solco del principio di responsabilizzazione (accountability) previsto dal Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali.
